Langjährige Zusammenarbeit geht mit der innovativen Schnittstelle zwischen d.3ecm und ZEUS einen neuen Weg

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Langjährige Zusammenarbeit mit Leonhardt Zeit- und Datenerfassungssysteme GmbH

Die Leonhardt Zeit- und Datenerfassungssysteme GmbH arbeitet seit über 25 Jahren in einer Kooperation mit der Beidatsch IT zusammen. Beidatsch IT ist ein Dienstleistungsunternehmen der IT Branche. Seit über 25 Jahren setzt das Unternehmen auf individualisierte und standardisierte Lösungen in allen Bereichen der EDV.  Dabei steht eine ständige Weiterentwicklung mit den neusten Softwareanwendungen stets im Vordergrund.

Gemeinsam entwickelte man eine Schnittstelle zwischen der BDE-Schnittstelle von ZEUS, das die Firma Leonhardt vertreibt, und dem hauseigenen Enterprise Resource Planning SystemWinBDS – ERP“ der Beidatsch Informationstechnik.

Diese langjährige konstruktive Zusammenarbeit beider Unternehmen wird mit der  Entwicklung einer Schnittstelle zwischen der PZE der Firma Leonhardt und dem Enterprise Content Management System (ECM), sowie dem DMS, der d.veleop AG weiter ausgebaut.

Enterprise Content Management System d.3ecm – die zentrale Schaltstelle im Unternehmen

Die Kompatibilität mit anderer betriebsinterner Software, zum Beispiel den  Microsoft Office Anwendungen, verbunden mit einer benutzerfreundlichen Handhabung, sorgen für eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern, und  machen ELO mit seinen zahlreichen Modulen und Schnittstellen zu einer etablierten Standartlösung im Bereich der digitalen Dokumentenerfassung.

Arbeitserleichterung im Geschäftsalltag

Zentrales Archiv Ihrer Dokumente

Der große Vorteil von d.3ecm ist die zentralisierte Dokumentenerfassung, durch die der Nutzer über eine zentrale Software auf alle unternehmensinternen Dokumente zugreifen kann. Dies bringt eine spürbare Zeitersparnis mit sich. Vor allem, wenn in größeren Unternehmen nach Dokumenten gesucht werden muss, ist die digitale Datenbank von d.3ecm ein wichtiger Faktor zur Ressourcenoptimierung.

Branchenspezifisch lassen sich unterschiedlichste Dokumente der Personalabteilung (beispielsweise Bewerbungen, Arbeitsverträge, Urlaubsanträge und Krankmeldungen), sowie alle restlichen unternehmensinternen Dokumente in d.3ecm zu einer elektronischen Akte zusammenführen. Geschäftsvorfälle sind rasch nachvollziehbar und übersichtlich.

Das zeitraubende Suchen in verschiedenen Systemfiles, und auch der aufwendige Zugriff auf einzelne PCs, als auch das Durcharbeiten von ganzen Aktenschränken, gehören mit d.3ecm der Vergangenheit an. Sie haben ein zentrales Archiv, von dem Sie auf alle Dokumente des Unternehmens Zugriff haben.

Geschäftsvorfälle sind rasch nachvollziehbar und übersichtlich. d.3ecm bietet neben der zentralen Dokumentenerfassung auch noch weitere Arbeitserleichterungen.

Prozessoptimierung durch elektronischen Workflow

Alle in d.3ecm erfassten Dokumente können in einem Workflow direkt bearbeitet werden.

Als ECM System ist d.3ecm somit in der Lage abteilungsübergreifend Unternehmensprozesse zu steuern und  jedem Mitarbeiter, der am Prozess beteiligt ist, die anstehenden Aufgaben anzuzeigen und somit den Ablauf im Unternehmen zu optimieren.

Beispielsweise kann die Urlaubsgenehmigung eines Mitarbeiters durch den Workflow in d.3ecm erfolgen. Die einzelnen zuständigen Stellen bekommen in d.3ecm die jeweiligen anstehenden Schritte angezeigt.

Leichte Bedienbarkeit schafft schnellere Arbeitsabläufe

Die intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche des Systems garantiert eine kurze Einarbeitungsphase, weil sie stark an herkömmliche Aktenarchive angelehnt und deshalb besonders leicht bedienbar ist.

Rechtlich auf der sicheren Seite- die revisionssichere Archivierung

Die digitale Archivierung von Daten in d.3ecm ermöglicht revisionssichere Archivierung und wird zudem den gesetzlichen „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) gerecht. Demnach müssen digital erzeugte Dokumente (wie zum Beispiel digital erhaltenen Rechnungen (PDF Format) auch digital archiviert werden.

d.3ecm lässt sich flexibel mit einer Vielzahl von beispielsweise führenden Geschäftsanwendungen wie ERP, CRM, CAD und Email Systemen (Microsoft Outlook, Lotus Notes etc.) über d.3one, integrieren. Darüber hinaus ist eine vollständige Integration in die Microsoft Office Familie gewährleistet.

Mehrere standardisierte Systeme verbinden sich somit in einem zentralen System im Unternehmen.

Effizienz durch ganzheitliche Symbiose – Profitieren Sie von den Vorteilen beider Anwendungen

Beidatsch Informationstechnik hat nun eine Schnittstelle zwischen d.3ecm und dem Zeiterfassungssystem von ZEUS entwickelt, um die Synergieeffekte aus beiden Anwendungen nutzbar zu machen.

Diese innovative Schnittstelle ermöglicht den Kunden von ZEUS in ihr unternehmensinternes System d.3ecm zu implementieren und direkt an ihr ZEUS-System anzubinden.

Durch die Schnittstelle ist es möglich, die personenbezogenen Daten aus ZEUS mit ELO zu archivieren und durch die digitale Personalakte dem papierlosen Büro der Zukunft ein Stück näher zu kommen.

Die in ZEUS gespeicherten Informationen zu einem Mitarbeiter (beispielsweise Personalnummer oder Geburtsdatum)  werden mit den unternehmensinternen Dokumenten verbunden und automatisch verschlagwortet. Die archivierten personenbezogenen Dokumente können über eine Such- und Filterfunktion schnell gefunden, aufgerufen und bearbeitet werden.

Über ZEUS kann sowohl nach Auftragsnummer, als auch nach der Personalnummer die Dokumentendatenbank von d.3ecm zu durchsuchen. Die dazugehörigen Dokumente werden direkt im Archiv von d.3ecm angezeigt und können sofort in der gewohnten Umgebung von d.3ecm bearbeitet werden. Hierdurch ergeben sich eine effizientere Arbeitsweise und kürzere Kommunikationswege im internen Unternehmensalltag.

Leonhardt Zeit- und Datenerfassungssysteme GmbH und Beidatsch IT eröffnen mit der Schnittstelle ein neues Kapitel in der Geschäftsprozessoptimierung durch die Symbiose von zwei Systemen und der Schaffung einer zentralen Informationsplattform.